Il n’est pas toujours évident de mettre en place de nouveaux outils en matière d’organisation du travail et de connaître « la marche à suivre ».
Après cinq ans d’expérience dans le domaine du SaaS, Planzone vous propose de répondre à quatre arguments fréquemment opposés à la mise en place d’une solution SaaS de gestion de projet collaborative : Cela fait du travail en plus,  cela risque de faire apparaître des doublons,  cela va changer nos habitudes de fonctionnement, c’est l’obligation de se former…

Un outil de plus : c’est forcément du travail en plus ?

Combien d’outil(s) utilisez-vous actuellement au quotidien pour :

• amener vos collaborateurs à se concentrer les éléments importants du travail quotidien ?
• échanger avec vos collaborateurs ? Le téléphone ? Le mail ?
• partager vos fichiers ? Encore l’e-mail ? votre réseau interne ?
• connaître l’évolution de vos projets ? des logiciels de planification ?

Intégrer un outil collaboratif en mode SaaS au sein de votre organisation vous permet de disposer, en un seul et même endroit, de plusieurs fonctionnalités qui doivent répondre aux questions évoquées ci-dessus :

En conclusion : ce n’est pas du travail en plus dans la mesure où vous disposez d’une vue d’ensemble de votre travail et de vos équipes.

Un outil de plus : c’est le risque de faire apparaître des doublons ?

Un outil de travail collaboratif en mode SaaS doit regrouper 3 environnements :

1. Un  réseau de connaissances, où les discussions collaboratives donnent du contexte aux actions,
2. Une gestion centralisée du travail (objectifs, activités, tâches, documents…),
3. Un suivi du projet (calendrier, planning, échéancier, rapports…),

En conclusion : vous disposez d’un outil vous permettant de regrouper plusieurs fonctionnalités propres à l’organisation du travail. Il est important que ces outils soient intégrés avec les applications et les plateformes existantes (Google Drive, Google Calendar, e-mail, etc.)

Un outil de plus : c’est changer nos habitudes de fonctionnement ?

Une solution collaborative en mode SaaS est un moyen pour fluidifier votre travail quotidien et ne gérera pas l’organisation à votre place. Il y a un investissement de temps au départ.

Il ne s’agit pas de tout effacer et de « recommencer à zéro » car vous organisez déjà votre travail quotidien.

Les seuls changements en matière de fonctionnement et d’organisation est que plutôt que d’ouvrir plusieurs logiciels, vous utiliserez un endroit qui rassemble les éléments de votre travail.

En conclusion : un outil collaboratif peut changer les habitudes de fonctionnement, mais l’intérêt est justement de les faire évoluer vers plus d’efficacité pour la réalisation de vos objectifs.

Un outil de plus : c’est l’obligation d’une formation ?

Dans un premier temps, nous vous invitions à utiliser les fonctionnalités qui simplifieront votre quotidien et qui vous apporteront une valeur ajoutée.

De plus, vous devez choisir des outils qui ne nécessitent pas d’être des experts de l’organisation et de la gestion de projet.

La formation pourra être nécessaire :

• pour définir et intégrer vos modes de fonctionnement internes à ce nouvel outil.

• pour faire évoluer votre organisation et augmenter les bénéfices liés à l’implémentation d’un outil de collaboration en mode SaaS.

D’après un article original publié sur le blog de l’équipe Planzone, logiciel SaaS de gestion de projet.