La consultation des participants au projet doit s’effectuer afin d’établir les plans de charge et délais mais également au quotidien. Une gestion de projet efficace demande au chef de projet d’abandonner le mode de management directif et autoritaire en faveur d’un style promouvant la communication, la coopération et la souplesse.
Un chef de projet ne peut piloter un projet seul dans sa bulle par le biais d’indicateurs, si puissants soient-ils. Le risque de cette approche est que le pilotage du projet s’éloigne de la réalité du terrain et que des dérives s’installent à l’insu de la direction de projet, pour n’apparaitre que lorsque leur dimension est devenue critique. Une communication ascendante permettant aux équipes projet de remonter leurs doutes et inquiétudes à la direction de projet est un bon moyen d’éviter des dérives que les indicateurs ne sauraient déceler. Charge à la direction de projet de prioriser les informations remontées et traiter celles qui peuvent réellement présenter un risque pour le projet dans sa globalité.
La communication doit également être descendante. La direction de projet se doit d’établir un référentiel de valeurs et de performance partagé et compris par l’ensemble des acteurs projet (internes et externes) et rappeler régulièrement les enjeux du projet. Les acteurs du terrain ont bien souvent « la tête dans le guidon » et s’attèlent à réaliser les tâches qui leur sont affectées en oubliant le cadre global dans lequel s’inscrivent leur action et la finalité de celui-ci. Dans ce contexte, le rôle de la direction de projet est de communiquer des objectifs clairs et partagés, de promouvoir un esprit d’équipe, de la coopération entre les acteurs afin que les individus se sentent impliqués et parviennent à mettre en retrait leur divergences individuelles afin de s’atteler à une mission commune.
La conception de cette mission commune prend essentiellement un sens lorsque, l’ensemble des tâches de chacun ne pouvant être parfaitement estimé, il arrive nécessairement un stade du projet où la coopération entre les individus est indispensable à l’avancement du projet. Si chacun ne s’occupe que de son « pré carré » en occultant ce qui se passe autour, le projet stagnera avant que la situation ne soit débloquée par une intervention de la direction de projet qui s’efforcera de créer artificiellement ce lien. L’instauration de cette mission commune nécessite par ailleurs que la direction de projet soit en mesure de laisser un plus grand champ d’action aux acteurs en charge de la réalisation. L’époque du taylorisme est révolue et une approche parcellaire ne fait que créer des divisions au sein du projet.
Enfin, la dernière difficulté à laquelle est souvent confrontée la direction de projet est inhérente au rôle même du chef de projet. Tout projet est différent et doit être géré comme tel. Il est bien entendu plus facile de s’appuyer, en tant que chef de projet, sur son expérience passée de projets similaires mais cela serait ignorer les besoins propres de l’entreprise. Le rôle du chef de projet est de faire du sur-mesure. S’il y a un acquis inestimable à espérer suite à l’expérience de multiples projets c’est l’adaptabilité, la capacité du chef de projet à comprendre les circonstances et enjeux du projet ainsi que les fonctionnements de l’entreprise et piloter le projet afin de satisfaire ceux-ci au mieux. Il est ainsi souvent préférable d’instaurer une direction de projet composée de plusieurs acteurs. Outre la confrontation de perspectives différentes, cela permet de composer une équipe de direction de projet permettant de prendre en compte les volants techniques et fonctionnels du projet, chaque chef de projet privilégiant naturellement les aspects qu’il maitrise le mieux en fonction de son passé. Or, un projet ne réussit que si les deux volants sont pris en compte : la technologie doit être placée dans son rôle de « solution » aux besoins de l’entreprise et les contraintes de la technologie doivent être respectées.
Extrait du Livre Blanc ProjectPro
https://fr.projectpro.eu/livre-blanc-gestion-de-projets/mode-de-management-projet/#4.3