Quand il s’agit de planifier un projet de type EPC (Engineering, Procurement, Construction) comme une usine, un réseau de tramways ou autres, on sait qu’il faut commencer par le décomposer en éléments simples, d’une manière hiérarchique. On part du haut et on découpe le projet en tâches élémentaires pour bâtir ce que l’on appelle l’Organigramme des Tâches ou WBS, il s’agit ici des travaux à effectuer. On identifie aux nœuds du WBS les lots de travaux et on leur assigne un responsable unique.

Je propose une approche quelque peu différente.

Il a été constaté que tous les projets ont à peu près la même structure de découpage. Par exemple on commence toujours par étudier d’une manière générale puis détaillée, chaque discipline étudie les systèmes de sa spécialité. On achète toujours les équipements après la spécification, on regroupe parfois les commandes par lots de fournisseurs, on fabrique ou achète et on transporte des équipements, par lot aussi, on installe les équipements et matériels dans des zones géographiques correspondant à des localisations au sein de l’ouvrage, puis on teste à la fin les systèmes que l’on a étudié.

On peut imaginer le projet divisé par exemple 4 ensembles qui seraient : Etudes, Approvisionnements, Construction et Tests. Ce sont les phases du projet, qui s’enchaînent dans l’ordre chronologique et se lisent de la gauche vers la droite.

Je dis simplement que les tâches du projet se situent à l’intersection de ces phases, les tâches peuvent être représentées comme des croix dans ces 4 ensembles.

Or les phases se composent de 3 sous ensembles en général. Et il est proposé de mettre un nom sur chaque sous ensemble. On appelle ABS la liste des activités à déployer, on appelle PBS la liste des produits, GBS la liste des zones géographiques, FBS la liste des systèmes à étudier et à tester, les Disciplines correspondent au métier (mécanique, électricité…), et on distingue aussi une notion de lots dans le sens regroupement.

Alors pour les études, comme on étudie des systèmes fonctionnels par discipline et que l’on déploie des activités (spécification, note de calcul, flow diagrams…), on peut écrire que les études peuvent se décomposer en 3 sous ensembles (Discipline, FBS, ABS) qu’il faut croiser pour obtenir la liste des tâches. On écrit : WBS études = Discipline x FBS x ABS. La liste des tâches se situe à l’intersection de ces 3 sous ensembles.

Pour les approvisionnements (consultations jusqu’à la fin du transport), on regroupe souvent les commandes par lots, les équipements et matériels en fait (le PBS). On a : WBS approvisionnements = Lots x PBS x ABS. La liste des tâches se situe à l’intersection de ces 3 sous ensembles.

Pour la construction, on monte et installe des équipements et matériels dans des zones géographiques. On écrit : WBS construction = GBS x PBS x ABS. La liste des tâches se situe à l’intersection de ces 3 sous ensembles.

Et enfin pour les tests, on teste les systèmes fonctionnels (FBS) par disciplines. On obtient : WBS tests = Discipline x FBS x ABS. La liste des tâches se situe à l’intersection de ces 3 sous ensembles.

On a donc 4 ensembles « phases » qui se divisent chacun en 3 sous ensembles.

Je dis simplement que la liste des tâches structurée se situe à l’intersection de tous ces ensembles.

Concrètement il faut raisonner avec des matrices, des tableaux à 2 dimensions mettant en relation toutes les listes. Par exemple, pour les études, on fait un tableau avec sur l’axe des x l’ABS et l’axe des y le FBS, et on met des croix quand il y a des activités à déployer sur les systèmes. Ensuite on fait un autre tableau avec sur l’axe des x les Disciplines et l’axe des y le FBS, et on met des croix quand un système appartient a une discipline. On met côte à côte ces 2 tableaux et on obtient un tableau à 3 dimensions. On en déduit la liste des tâches études en analysant toutes les correspondances. Il est possible de mettre un numéro d’ordre entre le FBS et l’ABS au lieu de mettre des croix, ainsi les tâches obtenues sont déjà pré-ordonnancées. On fait la même chose pour les autres phases.

Quand il s’agit de faire un planning, je propose d’utiliser cette méthode couplée à un petit programme VBA EXCEL permettant de générer toutes tâches. Il suffit alors d’importer la liste des tâches, avec leurs codes associés, dans l’outil de planification. Ceci permet d’obtenir rapidement des plannings très structurés.

Jean-Yves Moine

Sur un grand projet industriel, il est difficile de prévoir toutes les ressources pour réaliser les travaux, en particulier dans la phase de construction. Alors, il est illusoire de les recenser dans le détail très en amont, afin de les affecter sur les tâches du planning, comme les logiciels de planification le permettent.

« L’astuce », c’est d’affecter des ressources d’équipes, plutôt que des ressources élémentaires.

Chaque tâche planning construction est en effet réalisée par des spécialistes de la discipline concernée. On peut alors prévoir une ressource d’équipe pour chaque type de tâche, ce qui permet de voir directement, avec l’outil, les profils d’utilisation des équipes (besoin en ressources), les surcharges et risques délais. Pour ce faire, il faut faire en sorte que la charge de travail (par exemple en jours) soit égale à la durée de la tâche, de manière à avoir une capacité égale à 1 (100%) par unité de temps (jour par exemple). Avec un logiciel comme MS Project, il suffit de définir les tâches avec une « Capacité » fixe. Ensuite, le plan de charge obtenu peut très bien être détaillé sous EXCEL, en spécifiant les fonctions qui accomplissent le travail.

On obtient ainsi des plannings chargés, ce qui, avec la puissance des outils de planification, permet de lisser et de niveler la charge, afin d’optimiser le planning.

Jean-Yves Moine

L’arrivée du web 2.0, avec ses nouveaux modes de travail et ses outils sociaux, a accéléré l’évolution de la gestion de projet, caractérisée par une nouvelle forme d’équipe, une approche itérative et collaborative de la réalisation des activités et l’utilisation de logiciels plus flexibles de suivi et de partage de l’information. Gilles Balmisse et Ali Ouni nous expliquent pourquoi cette gestion innovante de projet, dite 2.0, apporte une réponse adaptée aux nouvelles exigences des organisations.

Ces dernières années, la gestion de projet a fortement évolué. Fondée dans les années quatre-vingt-dix sur une approche centrée sur une analyse structurée des activités du projet et l’utilisation d’outils tels que GANTT ou PERT, elle s’est ensuite orientée vers une approche plus souple, centrée sur les individus et reposant sur la collaboration.

Vers une gestion de projet moins structurée et plus collaborative

Modèle adapté de Craig Brown (www.betterprojects.net)

Aujourd’hui, de nombreuses équipes projet n’utilisent plus les logiciels spécialisés tels que Microsoft Project, mais des logiciels bureautiques qui sont à la disposition et à la portée de tous : la messagerie électronique, Microsoft Word et Excel, les gestionnaires de tâches, etc. Désormais, l’objectif n’est plus de structurer la démarche et de contrôler son déroulement de manière drastique, mais d’obtenir rapidement
des résultats en privilégiant la souplesse et la réactivité. Cette nouvelle nature de projet privilégie :

• une cible réduite, parfaitement identifiée et généralement locale ;
• des délais plutôt courts visant à produire rapidement des résultats concrets ;
• un planning macroscopique affiné au fur et à mesure du déroulement du projet.

Confrontés à des situations nouvelles de plus en plus complexes, les collaborateurs devenus des acteurs-décideurs sont obligés à plus de réactivité et de souplesse dans leurs activités quotidiennes et sont amenés à solliciter leurs homologues et à collaborer.

Une accélération avec le web 2.0 : avec les médias sociaux, la communication et la collaboration au sein d’une équipe projet sont devenus plus faciles.

Une nouvelle forme d’équipe projet : équipe de plus en plus réduite, où on favorise la communication et la décentralisation des tâches de gestion de projet (planning, tâches, CR, etc).

Une nouvelle méthodologie de projet : démontrer rapidement des résultats en utilisant un planning macroscopique affiné au fur et à mesure du déroulement des phases, un projet 2.0 repose aussi sur une approche itérative d’amélioration continue.

De nouveaux outils de gestion de projet : blogs, wiki et RSS mais aussi des plateformes web 2.0 dédiées.

Article complet publié dans la Revue Documentaliste.