Méthodes

Que demander à un logiciel de planification en 2018 ?

17 juillet 2018

Qu’il se fasse oublier, mais qu’il fasse ce qu’on lui demande ! Pour cela, les logiciels de gestion de projet devraient embarquer une bonne dose d’agilité et d’intelligence, afin de pouvoir communiquer avec tout le monde sans trop se faire remarquer. Un bon logiciel serait-il celui dont on ne parle jamais ?

Les logiciels traditionnels s’appuient sur deux grands principes, les fondations qui leur ont permis de conquérir le monde de la fin du XXème siècle et du début du XXIème. Ces deux piliers sont l’automatisation de tâches rebutantes pour les humains (par exemple la planification des tâches) et des interfaces homme-machine efficaces (visuelles ou pratiques, telles que le glisser-déposer). Les deux sont liés par un rapport coût bénéfice de l’ensemble qui doit être globalement positif. Pour une planification simple, l’interface visuelle et son ergonomie doivent être très performantes, sinon tout le bénéfice de l’automatisation est perdu. Combien de fois entendez-vous dire : « Ce logiciel est trop compliqué, je vais aussi vite à la main avec un tableur ! »

Automatiser les tâches répétitives, calculer et compiler des informations, c’est très utile pour la planification et la gestion des calendriers et agendas de toutes sortes. Tout est question de temps et surtout de l’exploitation rationnelle et optimale des ressources dans le temps. Vous connaissez le sujet tellement bien que vous avez totalement oublié comment il était possible de tenir à jour des emplois du temps et des calendriers de production, de livraison, d’utilisation d’une ressource ou de prévisions de vacances autrement qu’avec un logiciel de Planning.

Nos calendriers et horaires sont truffés d’exceptions et de règles dont nous avons confiées depuis bien longtemps la gestion à des agents électroniques. Mais dès que l’on travaille en équipe ou sur des tâches non triviales – celles que l’on peut simplement réduire à une « todolist » – se pose le problème de partager ces plannings et surtout de les enrichir.

Un logiciel de planning doit donc pouvoir améliorer votre productivité pour :

– La gestion du planning des équipes ;

– L’allocation des activités et des ressources ;

– Le travail collaboratif des équipes ;

– La prise en compte des spécificités métiers, par exemple, des compétences ou ressources particulières ou des enchaînements spécifiques de tâches ou de procédures ;

– La représentation et la visualisation des informations en temps réel, avec des vues adaptables pour chaque personne, en fonction de son rôle et de ses besoins ;

– Pouvoir s’intégrer le cas échéant au système d’information global de l’entreprise (l’ERP).

Ceci étant dit, la gestion de projet ne consiste pas seulement à planifier et à vérifier l’exécution. Même dans les cas les plus simples, un outil efficace pour transcrire et visualiser les plannings permet d’éviter de nombreux problèmes et donc de gagner du temps. Mais la situation est très souvent évolutive et nécessite des échanges entre tous les intervenants, pour savoir où on en est, identifier les problèmes et donc proposer des solutions qui pourront être décidées et appliquées.

Personne n’aime faire un travail inutile. C’est encore pire lorsqu’on se rend compte trop tard que cela aurait pu être évité grâce à un meilleur partage et à une meilleure visualisation du planning.

On sait depuis l’école primaire qu’un problème bien posé est déjà à moitié résolu, mais on oublie aussi que sur les projets auxquels les entreprises sont confrontés, les éléments du problème et les diverses solutions ou orientations doivent être évaluées avant de prendre une décision, selon des modalités propres à chaque projet et chaque organisation.

Aujourd’hui, le tableau de bord n’appartient plus en totalité au manager, mais il doit être enrichi et partagé avec de nombreux acteurs pour que le chef de projet puisse prendre les bonnes décisions – Ou pour déléguer la prise de décision et la responsabilité à une personne ayant une vision pertinente de la situation.

 

Vous pilotez une équipe virtuelle ? 7 conseils de Nutcache pour bien la gérer !

15 septembre 2016

Présentée peut-être un peu trop rapidement comme le mode de travail du futur, l’émergence des équipes virtuelles s’accompagne cependant de plusieurs défis. Nutcache, éditeur d’un solution logicielle de gestion de projet collaboratif, et qui connaît donc bien le sujet, a résumé quelques conseils de base dans l’infographie suivante :
7 conseils pour bien gérer son équipe virtuelle

Les quatre freins à la mise en place d’un outil collaboratif SaaS selon l’expérience de Planzone

11 février 2014

planzoneIl n’est pas toujours évident de mettre en place de nouveaux outils en matière d’organisation du travail et de connaître « la marche à suivre ».
Après cinq ans d’expérience dans le domaine du SaaS, Planzone vous propose de répondre à quatre arguments fréquemment opposés à la mise en place d’une solution SaaS de gestion de projet collaborative : Cela fait du travail en plus,  cela risque de faire apparaître des doublons,  cela va changer nos habitudes de fonctionnement, c’est l’obligation de se former…

Un outil de plus : c’est forcément du travail en plus ?

Combien d’outil(s) utilisez-vous actuellement au quotidien pour :

  • amener vos collaborateurs à se concentrer les éléments importants du travail quotidien ?
  • échanger avec vos collaborateurs ? Le téléphone ? Le mail ?
  • partager vos fichiers ? Encore l’e-mail ? votre réseau interne ?
  • connaître l’évolution de vos projets ? des logiciels de planification ?

Intégrer un outil collaboratif en mode SaaS au sein de votre organisation vous permet de disposer, en un seul et même endroit, de plusieurs fonctionnalités qui doivent répondre aux questions évoquées ci-dessus :

planzone critere choix saas gestion projet

En conclusion : ce n’est pas du travail en plus dans la mesure où vous disposez d’une vue d’ensemble de votre travail et de vos équipes.

 

Un outil de plus : c’est le risque de faire apparaître des doublons ?

Un outil de travail collaboratif en mode SaaS doit regrouper 3 environnements :

  1. Un  réseau de connaissances, où les discussions collaboratives donnent du contexte aux actions,
  2. Une gestion centralisée du travail (objectifs, activités, tâches, documents…),
  3. Un suivi du projet (calendrier, planning, échéancier, rapports…),

En conclusion : vous disposez d’un outil vous permettant de regrouper plusieurs fonctionnalités propres à l’organisation du travail. Il est important que ces outils soient intégrés avec les applications et les plateformes existantes (Google Drive, Google Calendar, e-mail, etc.)

 

Un outil de plus : c’est changer nos habitudes de fonctionnement ?

Une solution collaborative en mode SaaS est un moyen pour fluidifier votre travail quotidien et ne gérera pas l’organisation à votre place. Il y a un investissement de temps au départ.

Il ne s’agit pas de tout effacer et de « recommencer à zéro » car vous organisez déjà votre travail quotidien.

Les seuls changements en matière de fonctionnement et d’organisation est que plutôt que d’ouvrir plusieurs logiciels, vous utiliserez un endroit qui rassemble les éléments de votre travail.

En conclusion : un outil collaboratif peut changer les habitudes de fonctionnement, mais l’intérêt est justement de les faire évoluer vers plus d’efficacité pour la réalisation de vos objectifs.

 

Un outil de plus : c’est l’obligation d’une formation ?

Dans un premier temps, nous vous invitions à utiliser les fonctionnalités qui simplifieront votre quotidien et qui vous apporteront une valeur ajoutée.

De plus, vous devez choisir des outils qui ne nécessitent pas d’être des experts de l’organisation et de la gestion de projet.

La formation pourra être nécessaire :

  • pour définir et intégrer vos modes de fonctionnement internes à ce nouvel outil.
  • pour faire évoluer votre organisation et augmenter les bénéfices liés à l’implémentation d’un outil de collaboration en mode SaaS.

 

D’après un article original publié sur le blog de l’équipe Planzone, logiciel SaaS de gestion de projet.

 

 

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