Les réunions (1/2)

20 septembre 2007 par Olivier Englender Laisser une réponse »

MeetingLes réunions

Elles rassemblent des personnes en un même lieu pour participer à une activité commune ou collective. Chaque réunion permet notamment le partage de connaissances et d’informations entre les participants au projet.
Leurs finalités sont les suivantes :

  • réunir les différents acteurs du projet ;
  • faire le point sur l’avancée du projet (réalisé, en cours, restant à faire) ;
  • faire le point sur le planning (avance et retard) ;
  • prendre des décisions.

Mais les réunions étant chronophages (consommatrice de temps), leur durée doit donc être réduite. Elles doivent en outre être menées dans un souci d’efficacité pour déboucher sur des actions concrètes. Dans ce cadre, il est important de vérifier l’utilité de chaque réunion. Cela peut se faire via trois questions : « en quoi cette réunion est utile ? », « qu’est-ce que j’en attends ? », « qu’est-ce que le groupe en attend ? ».

Les types de réunion

On en compte trois : la réunion d’information, celle d’échange, enfin celle de décision. La première permet de diffuser l’information entre les différents membres de l’équipe projet. Si vous en êtes l’animateur, vous devez être en position d’écoute et de sollicitation, non de décideur. La réunion d’échange, elle, a pour but de favoriser le dialogue et de recueillir les points de vue. Chaque participant exprime et justifie ses arguments. Votre mission consiste à gérer les temps de parole, les conflits, et à recentrer la discussion sur le thème de la réunion. Pour vous assurer que tous les participants ont pu s’exprimer, réalisez un tour de table en demandant à chacun de parler. Enfin, la réunion de décision vise à valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous.
La démarche se déroule en quatre étapes :
• exposé de la situation ;
• identification des alternatives par le groupe ;
• analyse de chacune des alternatives ;
• choix d’une alternative et validation de la décision par le groupe.

Comment organiser votre réunion ?

Avant
Préparez votre réunion ! Pour qu’elle soit efficace et satisfaisante pour les participants, vous devez définir au préalable son objectif et ses modalités. Pour le premier point, demandez-vous :

• quels sont les thèmes à aborder : de quoi parle-t-on ? Et avec qui ?
• quels sont les objectifs : où veut-on arriver en fin de réunion ?
• quel est le plan ?

Conseil :
Si la réunion n’est pas utile, annulez-la ! Vous gagnerez du temps.

Selon le type de réunion et en moyenne, 70 % du temps est consacré à la préparation, 10 % à 15 % à la réunion et 15 % à 20 % au compte-rendu.

Pour ses modalités, demandez-vous, d’une part, qui participera, et, d’autre part, où et quand.

Qui participera ? Il est important de bien choisir les personnes à convier afin d’atteindre vos objectifs. Elles devront être compétentes quant au sujet de la réunion, responsables en cas de décisions à prendre, et surtout intéressées par le thème. Soyez également attentif aux relations hiérarchiques entre les participants : certaines personnes n’osent pas s’exprimer librement en raison de la présence d’autres. Ainsi, nous identifions trois types de participants : l’animateur, les participants et un(e) secrétaire. L’animateur a trois fonctions. Il doit d’abord diriger vers la production. Puis il doit réguler en facilitant les échanges, en organisant les interactions et en évitant les conflits. Enfin, il doit produire en créant les conditions de la réalisation de l’objectif.
Ainsi, l’animateur doit désigner un(e) secrétaire en début de réunion (souvent volontaire désigné) pour :
• atteindre l’objectif fixé de la réunion ;
• appliquer les outils appropriés ;
• obtenir le consensus du groupe ;
• établir un plan d’actions ;
• faciliter la communication entre les participants.

Les participants, se répartissent selon trois profils. Les badauds, venus là au gré d’une rencontre ou parce qu’ils ont du temps et de la « bonne volonté », n’ont en général pas lu la convocation ni rien préparé et sont là sans être impliqués. Les spectateurs, eux, ont lu la convocation, sont ponctuels et attendent d’être guidés par l’animateur. Quant aux personnes conviées, elles ont lu la convocation, sont ponctuelles, ont préparé la réunion, sont prêtes à l’échange et à apporter leur contribution pour faire avancer la réunion. Les participants peuvent former des groupes de plus ou moins grande taille. Un groupe de trois à neuf personnes permet d’obtenir une dynamique, de produire un travail, d’être efficace. Mais un ensemble de plus de dix personnes limite les grands échanges entre participants. L’animateur se doit d’être plus directif pour conserver la maîtrise de sa réunion. La vocation de cette réunion est de donner de l’information.

Bon à savoir
Le rôle de l’animateur est de donner sa place à chacun et d’utiliser les qualités respectives des uns et des autres.

Un(e) secrétaire constitue le troisième type de participant. Il / elle a pour mission de :
• noter les actions et débats ;
• intervenir pour faire repréciser des points obscurs ;
• rappeler à l’assemblée les décisions prises ;
• rédiger le compte-rendu.

A suivre…

Extrait du chapitre 3 du livre Manager un projet informatique, par Olivier Englender, Sophie Fernandes. Publié le 23/08/2007 aux éditions Eyrolles.

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2 commentaires

  1. Didier Moulin dit :

    Bonjour,
    Je travaille pour une société qui commercialise une solution de boitiers de vote pour les réunions et c’est parce que les réunions font partie du quotidien des entreprises, et qu’elles y consacrent dans le monde plus de $100 milliards chaque année, que le vote interactif, en augmentant la productivité des réunions vous aides à gagner en compétitivité.

    A quoi ça sert ?

    Le vote interactif transforme la réunion en profondeur car chaque participant dispose d’un moyen d’expression et devient acteur à part entière.
    L’animation d’une réunion interactive offre plus de possibilités que celle d’une réunion traditionnelle.
    Les nouveaux courants d’échanges créés par l’interactivité répondent aussi bien aux objectifs institutionnels de la réunion qu’aux besoins d’une animation dynamique et précise.
    Le rôle de l’animateur évolue et s’enrichit de cette interactivité.
    le « direct » permet une meilleure adaptation aux attentes de l’auditoire.

    http://www.powervote.info

  2. info dit :

    Le vote interactif est très certainement un complément utile sur un intranet ou un portail d’entreprise. Néammoins, les réunions ne se résument pas à la prise de décision à la mode « démocratique » sous forme de vote ou de sondage.
    Cette série d’articles le montre bien.
    Les outils que vous décrivez sont utilisés dans les grandes assemblées. Mais dans le cas des réunions dont nous parlons ici, celles très classiques qui concernent moins d’une dizaine de participants, des « boitiers de vote » seraient à mon avis un gadget inutile, voire nuisible à l’intérêt de la rencontre.

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