Lorsqu’elles abordent la création et la mise sur le marché de nouveaux produits ou services, les entreprises sont conscientes des opportunités qu’elles ont à adopter une démarche de projet. Les bénéfices d’une approche unique, standardisée et structurée pour la gestion de projet- comme celle qu’offre PRINCE2- sont alors indéniables.
Contexte…
La méthode de Conduite de projet PRINCE2™ se focalise sur l’organisation, la gestion et le contrôle. Initialement développée en 1989 par la Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) au Royaume-Uni comme norme de Gestion de Projet dans le domaine des Technologies de l’Information (IT), PRINCE était initialement basée sur PROMPT, une méthodologie créée par Simpact Systems Ltd en 1975. PROMPT a par la suite été adoptée par le CCTA en 1979 comme norme à utiliser pour la gestion de tous les projets des systèmes d’information du gouvernement. Lorsque PRINCE fut lancée en 1989, elle a efficacement remplacé la méthode PROMPT dans les projets publics. La dernière version de la méthode, “PRINCE2”, est une approche générique de Conduite de projet, qui est utilisable pour tous types de projet, aussi bien IT que non IT et le propriétaire de la méthode, l’OGC (Office of Government Commerce du Royaume Uni) s’est engagé à soutenir son évolution continuelle
Cette Best Practice est donc aujourd’hui employée couramment et est devenue une référence de facto pour organiser, gérer et contrôler tous types de projets.
Qu’est ce que PRINCE2™ ?
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) est basée sur le processus, fournissant des changements adaptables et gradués vers la gestion efficace des projets. Chaque processus est défini avec des produits clés d’entrée et de sortie liés aux objectifs à atteindre et aux activités à réaliser.
Selon PRINCE2, un projet doit avoir :
un début organisé et contrôlé, à savoir, tout organiser et planifier avant de se lancer ;
un milieu organisé et contrôlé, à savoir, une fois le projet entamé, s’assurer qu’il continue à être organisé et contrôlé ;
une fin organisée et contrôlée, à savoir, dès que l’on a obtenu ce que l’on recherchait et que le projet est fini, parfaire les détails.
Largement utilisée aussi bien par le secteur public que privé, sa réputation, en tant qu’approche hautement efficace, construite autour de processus pour structurer, organiser et mener a bien un projet, a maintenant dépassé les frontières britanniques pour s’établir dans de nombreux pays comme les Pays-Bas, la Belgique, la France, l’Allemagne, le Luxembourg, l’Italie, L’Espagne, ou encore l’Australie. L’expansion de PRINCE2 est due au fait qu’elle est une méthode évolutive, facilement adaptable pouvant s’appliquer à des projets de tous types et de toutes envergures.
Structure de PRINCE2…
La méthodologie PRINCE2 est structurée en 3 parties :
- Processus
- Composants
- Techniques
8 Processus
La méthode offre un set de 8 processus qui permet un début, un milieu et une fin contrôlés (voir schéma en annexe). Les processus expliquent ce qui doit se passer et quand.
- Elaborer un Projet. Comment qualifier les idées initiales et nommer un comité de pilotage du projet représentant les intérêts des utilisateurs, des fournisseurs et les intérêts commerciaux.
- Initialiser un Projet. Comment évaluer le projet pour s’assurer qu’il est susceptible de répondre aux objectifs finaux, et s’assurer que le comité de pilotage le valide avant d’y engager des ressources trop importantes.
- Diriger un projet. Mesures à prendre par les membres du comité de pilotage du projet pour fournir l’assistance efficace et le pilotage nécessaire sans un engagement excessif en terme de temps.
- Contrôler une Séquence. Les mesures quotidiennes qu’un chef de projet devrait prendre pour organiser le travail, réagir aux événements et résoudre les problèmes majeurs.
- Gérer le livraison des Produits. Les séquences que les équipes devraient suivre pour approuver les lots de travaux, rendre compte de l’avancement, et livrer le travail réalisé.
- Gérer les limites de Séquences. Comment se préparer aux revues du comité de pilotage et aux rapports d’avancement où les étapes futures sont examinées, et les problèmes hors tolérance traités.
- Clôturer un Projet. Comment clore un projet, comment réaliser le suivi des actions, comment réaliser des revues de retour d’expérience post-projet.
- Planifier. Comment planifier, indépendamment du planning déjà réalisé.
8 Composants
PRINCE2 identifie 8 composants expliquant la philosophie de la méthodologie au regard des différents aspects du projet:
- Cas d’Affaire
- Organisation
- Plans
- Contrôles de Projet
- Qualité
- Risques
- Maitrise des changement
- Gestion de la configuration
3 Techniques
La méthode offre peu de techniques. L’utilisation de la plupart d’entre eux est optionnelle. L’équipe projet pouvant déjà avoir des techniques qui couvrent ces besoins de manière satisfaisante. Une exception est apportée à la Planification basée sur le Produit, c’est une partie très importante de PRINCE2. Une bonne compréhension et utilisation de cette dernière apporte au projet un grand bénéfice, tous les efforts doivent donc êtres déployé pour l’utiliser.
- Revue Qualité
- Planification basée sur le Produit
- Approche de Maitrise des changements
Avantages de PRINCE2…
PRINCE2™ est une méthode de Gestion de projet à la fois souple et évolutive, dérivée de l’expérience des chefs de projets professionnels et perfectionnée par des années d’utilisation dans une large variété de contextes. Elle appartient à une autorité publique parfaitement stable, l’OGC (Office of Government Commerce). L’utilisation de cette méthode est gratuite. L’OGC l’a introduite dans le domaine public en 1989. Aucun prix d’achat, ni frais de licence annuelle, ne sont appliqués à ses utilisateurs. L’OGC a la volonté permanente d’actualiser cette méthode. Elle doit également maintenir la comptabilité entre la méthode, la gestion de programme, les outils à l’appui de la méthode et les autres informations, ouvrages et manuels utilisés pour la définir. En voici les principaux bénéfices :
Un Cas d’Affaire. C’est l’assurance que le projet continue d’avoir une justification pour l’entreprise. Il est crucial que le Cas d’Affaire soit viable avant de commencer le projet.
Un Langage commun. Langage commun entre tous les acteurs internes et externes au projet.
Communication. Encourage les canaux de communication de l’information entre le projet, la conduite du projet, et les partenaires.
Contrôle. début, un milieu et une fin organisés et maintenus sous contrôle. Contrôle de gestion automatique de toutes les déviations de planning. Une meilleure appréciation des risques du projet par tous les intervenants ; Manière de gérer le changement, pour réduire les risques.
Pro activité. PRINCE2 est pro-active et non réactive.
Qualité. Se concentre sur la qualité tout au long du cycle de vie du projet.
Approche standard. Méthode structurée qui peut être répétée et enseignée.
PRINCE2 aujourd’hui…
Plus de 400.000 managers certifiés en tant que Praticien PRINCE2
Utilisée dans plus de 50 pays dans le monde
156 instituts de formations accrédités dans le monde
Flexible et standardisée
Best Practice : Basée sur les meilleures pratiques
Devenue une référence et une norme de travail
Utilisée par de petites et grandes entreprises comme Vodafone, British American Tobacco, Getronics, Sun Microsystems, le Gouvernement Britannique ou encore les Nations-Unis.
Le parcours de formation…
La formation à PRINCE2 comporte deux niveaux, chacun d’entre eux ayant son propre examen validant l’acquisition des connaissances. Pour chaque examen réussi avec succès, l’APMG* délivre un certificat officiel reconnu dans le monde entier.
La certification peut être réalisée seulement auprès d’une ATO PRINCE2 (Accredited Training Organisation)
1er niveau : PRINCE2™ Fondamental
Le niveau Fondamental initie les participants à la méthode en gestion de Projet PRINCE2.
Il fournit assez d’informations à tous ceux impliqués dans un projet utilisant PRINCE2, pour qu’ils comprennent leur rôle, leur responsabilité et assimilent les termes et composants de PRINCE2.
Ce sont en général 2/3 jours de formation, animés par un professionnel lors d’un cours en salle, dédiés aux personnes souhaitant connaître les principes élémentaires de PRINCE2.
2ème niveau : PRINCE2™ Praticien
Ce cours présente aux participants les différents processus de PRINCE2, les composants, les techniques, et les relations entre eux. Un scénario est généralement utilisé pour illustrer par la pratique les techniques de PRINCE2. Une explication approfondie est également donnée sur les techniques générales de gestion de projet. Ce sont 3 jours de formation dédiés plus particulièrement aux Managers du Projet.
Pour plus d’informations à propos de la méthodologie…
Le site officiel de PRINCE2™: www.prince2.org.uk
Documentation disponible en français : “L’Essentiel de la méthode de Management de Projet PRINCE2” par Colin Bentley ou le “Guide de Poche PRINCE2” de l’OGC. Ce guide de poche a été conçu comme un aide mémoire et un outil de référence pour toute personne impliquée dans un projet et qui souhaite se familiariser avec la méthodologie et sa terminologie.
Mathilde LAMBERT
Certifiée PRINCE2 Fondamental
QRP Management Methods International
www.qrpmmi.com
*L’APMG (Association for Project Management Group) est l’organisation centrale et officielle gérant la délivrance des certifications PRINCE2, ITIL et MSP et la reconnaissance des Organismes de Formation accrédités (ATO) dans le monde entier. www.apmgroup.co.uk
