Le leader mondial de la sidérurgie a mis en œuvre Sciforma au sein de son site de Fos-sur-Mer pour faciliter le suivi de ses projets informatiques et ingénierie,  et homogénéiser ses pratiques.

Améliorer le support aux entités de production

Le site de Fos-sur-Mer héberge le département « EITN » (Electronique Informatique Travaux Neufs) qui offre des prestations de support aux entités de production en  ingénierie électrique, mécanique et génie civil ainsi qu’en gestion des systèmes d’information. Celui-ci prend en charge des missions très variées – depuis les études et  l’assistance à la maîtrise d’ouvrage, jusqu’à la gestion du patrimoine applicatif et le support aux utilisateurs ; le cœur de l’activité restant centré sur la gestion de projets.

« Pour gérer l’ensemble de leurs projets, les différentes équipes d’EITN disposaient d’outils différents, notamment Excel. Nous éprouvions des difficultés pour obtenir  facilement un reporting consolidé fiable, du fait de la multiplicité des outils utilisés. De plus, d’une équipe à l’autre, les pratiques étaient différentes, par exemple  certaines disposant d’un suivi d’activités et d’autres non » témoigne Laurent Baudouin, Support, Méthodes, Outils, Projets, Département EITN chez ArcelorMittal France à  Fos-sur-Mer. « Au-delà des questions relatives au reporting, nous cherchions à centraliser les demandes des utilisateurs, à améliorer la planification des projets et  l’utilisation de nos ressources, mais aussi à progresser sur la traçabilité de nos processus internes. Nous cherchions aussi à simplifier le travail des chefs de projets,  notamment en évitant les doubles saisies de données entre le suivi d’activités et la planification. L’objectif était parallèlement d’homogénéiser les pratiques pour gagner  en efficacité, en centralisant toutes les informations dans une solution unique disposant de fonctions de gestion de portefeuilles de projets. »

En 2012, le département a défini un cahier des charges d’exigences fonctionnelles, puis a mené une étude de marché à l’issue de laquelle plusieurs produits ont été sélectionnés.  Des maquettes ont été réalisées avec la participation d’utilisateurs opérationnels.

« Notre objectif était d’éviter le big bang en déployant des fonctionnalités de façon itérative, équipe par équipe. Le suivi d’activités et la gestion des plannings étaient  prioritaires. Ensuite, le périmètre devait être progressivement étendu à la définition des projets, puis au suivi des risques, des actions, des décisions et des points en  suspens » explique Laurent Baudouin. « Nous avons au final sélectionné Sciforma qui offrait le meilleur compromis entre le coût, les capacités de paramétrage et la facilité  d’utilisation. L’un de ses principaux avantages réside dans sa grande souplesse de paramétrage : au-delà de la fourniture d’une solution clé en main avec la mise à disposition  d’extensions, Sciforma offre de multiples possibilités de personnalisation. Enfin, l’implication de ressources opérationnelles dans le processus de maquettage a largement  facilité l’adhésion des équipes et la conduite du changement ».

Un déploiement incrémental

En résumé, la richesse fonctionnelle et la possibilité de déployer progressivement la solution sont les deux arguments qui ont convaincus EITN d’ArcelorMittal d’adopter  Sciforma. « Certaines solutions de même niveau paraissaient plus lourdes à mettre en œuvre et d’autres solutions plus économiques offraient moins de fonctionnalités »,  précise Laurent Baudouin.

Au cours de l’année, EITN a donc déployé progressivement la solution. Si 3 équipes, soit 55 utilisateurs, ont été équipées dès le mois d’avril, ce sont aujourd’hui 95 utilisateurs  et 6 équipes qui en bénéficient. L’objectif à fin 2013 est d’atteindre 130 utilisateurs.

Avec Sciforma, le département gère aujourd’hui environ 150 projets (dont des études d’opportunités, des avant-projets et environ 80 projets). Au delà de la gestion de projets,  une autre valeur ajoutée importante de la solution concerne la gestion des activités de maintenance des systèmes d’information et des activités de maintenance de type  génie civil : « Sciforma nous a permis de développer la notion de « fiches » grâce à la fonction de gestion des événements. Chaque demande est décrite précisément dans une  fiche qu’utilisent nos équipes que ce soit pour les activités de maintenance ou de hotline » explique Laurent Baudouin. « Un des points forts de cette solution est  qu’elle permet d’associer à chaque fiche un processus de traitement, processus qui est adapté à la nature de l’activité menée. Le suivi des 3000 fiches existantes est donc plus aisé ».

Si la solution est encore en cours de déploiement, un des objectifs à terme est de donner aux utilisateurs des autres entités du site la possibilité de formuler  eux-mêmes leurs demandes, ce qui allègera la charge de travail des équipes du département, tout en impliquant mieux les utilisateurs métiers.

Un reporting immédiat et des pratiques de gestion de projets homogènes

Grâce à Sciforma, EITN bénéficie aujourd’hui d’un reporting immédiat sur le suivi de l’ensemble des activités, sans passer par une étape de consolidation.  Les rapports générés par Sciforma peuvent être diffusés sous la forme de fichiers PDF ou encore Excel, ce qui offre une souplesse accrue. « Le reporting couvre  entre autres le budget informatique et là encore, nous disposons d’une image claire et immédiate sans devoir consolider une multitude de tableaux croisés dynamiques » se  réjouit Laurent Baudouin. « Nos activités de maintenance informatique s’inscrivent dans la démarche globale WCM (World Class Manufacturing) déployée dans le groupe.  A ce titre, nous devons suivre un ensemble d’indicateurs : nombre de pannes, nombre de minutes d’arrêt d’une ligne de production, etc. Là encore, Sciforma nous aide à  gagner en productivité. Puisque toutes les données nécessaires sont présentes dans un seul et unique système, il nous a suffit de créer les rapports nécessaires pour  pouvoir générer à la demande les indicateurs attendus. »

Parallèlement, le second objectif d’ArcelorMittal a été atteint : l’homogénéisation des pratiques de gestion de projets de ses équipes. « Depuis le déploiement de Sciforma  dans nos équipes, nous avons rationalisé nos pratiques. Toutes les informations de définition d’un projet telles que par exemple les hypothèses, les contraintes et les gains  attendus sont saisies par les utilisateurs. Pour chaque projet, un même document standard appelé « Enoncé de Projet » est généré et diffusé à partir d’un rapport Sciforma.  Pour le suivi, c’est la même chose, nous éditons un autre rapport standard « Compte–rendu d’avancement du projet » qui restitue une image complète de l’avancement :  consommation des charges, décisions prises, planning, actions, etc. » décrit Laurent Baudouin. « Cette homogénéisation des pratiques a fait l’objet d’un projet transverse  dont les résultats opérationnels sont mis à disposition dans Sciforma ».

Plusieurs niveaux de suivi sont opérationnels : le chef de projet peut mesurer l’avancement de son projet et le chef d’équipe dispose d’une image de tous les projets de  son équipe. La consolidation des données des projets est aussi disponible au niveau d’une unité (l’ensemble des équipes informatiques  par exemple) et enfin du département  pour la vision des portefeuilles de projets. « Nous pouvons gérer plus facilement les restitutions demandées que ce soit par les différents niveaux de management ou par  nos clients internes » ajoute Laurent Baudouin. « Sciforma nous aide aussi dans le pilotage de nos budgets et dans la gestion des priorités entre projets. Nous avons gagné  en visibilité et en efficacité. »

Au final, les premiers mois d’utilisation sont satisfaisants : « Notre implémentation de Sciforma nous a permis de progresser dans de nombreux domaines : suivi d’activités,  formalisation de nos projets, gestion des plannings, traçabilité de nos processus, gestion de nos activités de maintenance et reporting. Nous disposons maintenant d’une base  solide pour étendre la solution et couvrir de nouveaux besoins tels que par exemple la gestion des estimations, la gestion des exigences fonctionnelles ou la mise en place  d’interfaces d’échanges de données avec d’autres systèmes », conclut Laurent Baudouin.

A propos de Laurent Baudouin

Après une formation initiale de Mathématiques et Ingénierie Informatique à l’Université (DEA), Laurent Baudouin a rejoint ArcelorMittal en 2002,  où il est devenu chef de projet, puis responsable d’équipe. Depuis, il a rejoint une unité transverse de support aux équipes opérationnelles du  département EITN, où il mène des travaux d’étude, d’accompagnement et de support notamment dans le domaine de la gestion de projet. Il est aussi administrateur de  la solution Sciforma. En tout, le département EITN d’ArcelorMittal à Fos-sur-Mer regroupe 150 personnes.

A propos d’ArcelorMittal

ArcelorMittal est le leader mondial de la production d’acier. Présent dans une soixantaine de pays du globe, le groupe s’appuie en tout sur 245 000 employés et a  réalisé un chiffre d’affaires de 84 milliards de dollars en 2012. En France, ArcelorMittal emploie plus de 20 000 salariés à temps plein et gère une cinquantaine  d’activités, pour produire au total 11 millions de tonnes par an d’acier brut dans 5 hauts fourneaux (3 à Dunkerque et 2 à Fos-sur-Mer). Depuis près de quarante ans,  le site intégré de Fos-sur-Mer, implanté à 50 km à l’ouest de Marseille, produit une gamme étendue de nuances d’acier pour différents secteurs d’activités dont l’automobile  ou les tubes pour oléoducs et gazoducs. Produisant en moyenne 3,5 millions de tonnes par an, il propose plus de cent-vingt nuances différentes. http://www.arcelormittalinfrance.com

A propos de Sciforma

Sciforma (anciennement connu sous le nom de PSNext) est un des leaders mondiaux des solutions web de gestion de portefeuilles de projets.  Sciforma est le successeur de la très célèbre gamme de produits PSNext, PSN 7, PSN 8, etc. Cette solution permet de choisir les « bons » projets à lancer,  de piloter l’ensemble des plannings, de gérer le plan de charge des équipes, et permet à chaque collaborateur de saisir ses temps passés. Adapté à toutes les  tailles d’entreprises (PME et grands comptes), Sciforma 6.0 doit son succès à sa très grande simplicité, adaptabilité et facilité d’utilisation.

Communiqué de presse de http://www.sciforma.com/fr-fr/page?id=1156 publié le 29 novembre 2013