Qu’il se fasse oublier, mais qu’il fasse ce qu’on lui demande ! Pour cela, les logiciels de gestion de projet devraient embarquer une bonne dose d’agilité et d’intelligence, afin de pouvoir communiquer avec tout le monde sans trop se faire remarquer. Un bon logiciel serait-il celui dont on ne parle jamais ?
Les logiciels traditionnels s’appuient sur deux grands principes, les fondations qui leur ont permis de conquérir le monde de la fin du XXème siècle et du début du XXIème. Ces deux piliers sont l’automatisation de tâches rebutantes pour les humains (par exemple la planification des tâches) et des interfaces homme-machine efficaces (visuelles ou pratiques, telles que le glisser-déposer). Les deux sont liés par un rapport coût bénéfice de l’ensemble qui doit être globalement positif. Pour une planification simple, l’interface visuelle et son ergonomie doivent être très performantes, sinon tout le bénéfice de l’automatisation est perdu. Combien de fois entendez-vous dire : « Ce logiciel est trop compliqué, je vais aussi vite à la main avec un tableur ! »
Automatiser les tâches répétitives, calculer et compiler des informations, c’est très utile pour la planification et la gestion des calendriers et agendas de toutes sortes. Tout est question de temps et surtout de l’exploitation rationnelle et optimale des ressources dans le temps. Vous connaissez le sujet tellement bien que vous avez totalement oublié comment il était possible de tenir à jour des emplois du temps et des calendriers de production, de livraison, d’utilisation d’une ressource ou de prévisions de vacances autrement qu’avec un logiciel de Planning.
Nos calendriers et horaires sont truffés d’exceptions et de règles dont nous avons confiées depuis bien longtemps la gestion à des agents électroniques. Mais dès que l’on travaille en équipe ou sur des tâches non triviales – celles que l’on peut simplement réduire à une « todolist » – se pose le problème de partager ces plannings et surtout de les enrichir.
Un logiciel de planning doit donc pouvoir améliorer votre productivité pour :
– La gestion du planning des équipes ;
– L’allocation des activités et des ressources ;
– Le travail collaboratif des équipes ;
– La prise en compte des spécificités métiers, par exemple, des compétences ou ressources particulières ou des enchaînements spécifiques de tâches ou de procédures ;
– La représentation et la visualisation des informations en temps réel, avec des vues adaptables pour chaque personne, en fonction de son rôle et de ses besoins ;
– Pouvoir s’intégrer le cas échéant au système d’information global de l’entreprise (l’ERP).
Ceci étant dit, la gestion de projet ne consiste pas seulement à planifier et à vérifier l’exécution. Même dans les cas les plus simples, un outil efficace pour transcrire et visualiser les plannings permet d’éviter de nombreux problèmes et donc de gagner du temps. Mais la situation est très souvent évolutive et nécessite des échanges entre tous les intervenants, pour savoir où on en est, identifier les problèmes et donc proposer des solutions qui pourront être décidées et appliquées.
Personne n’aime faire un travail inutile. C’est encore pire lorsqu’on se rend compte trop tard que cela aurait pu être évité grâce à un meilleur partage et à une meilleure visualisation du planning.
On sait depuis l’école primaire qu’un problème bien posé est déjà à moitié résolu, mais on oublie aussi que sur les projets auxquels les entreprises sont confrontés, les éléments du problème et les diverses solutions ou orientations doivent être évaluées avant de prendre une décision, selon des modalités propres à chaque projet et chaque organisation.
Aujourd’hui, le tableau de bord n’appartient plus en totalité au manager, mais il doit être enrichi et partagé avec de nombreux acteurs pour que le chef de projet puisse prendre les bonnes décisions – Ou pour déléguer la prise de décision et la responsabilité à une personne ayant une vision pertinente de la situation.