Où et quand ?
Fixez le lieu, la date et heure de la réunion, puis réservez une salle assez grande et claire. Envoyez ensuite les invitations, en général une quinzaine de jours avant le jour J, en précisant, les date, lieu et heure.
Vous pouvez également fixer à l’avance le temps prévu pour chaque point de l’ordre du jour. Lorsque vous prévenez les participants, diffusez l’ordre du jour et si besoin un document préparatoire avec quelques questions clés, afin de mieux préparer les intervenants. Prévoyez le matériel (tableau, feutres, ordinateur, documents et supports, etc.), puis plantez le décor en organisant la salle en fonction du type de réunion :
- en « classe d’école » (sous l’autorité de l’animateur ou du formateur), limitant l’échange, comme en cours ;
- en rond ou en carré (tous égaux), facilitant l’échange ;
- en face à face (disposition de négociation), chaque clan a son « porte-parole », annonçant un « affrontement » possible ;
- en U, combinant la place prépondérante de l’animateur et des supports visuels avec la possibilité d’échanges des participants.
Bon à savoir
Plus la taille du groupe est grande, plus l’animateur doit être directif et moins il a de temps à consacrer à chacun.
Conseil
- L’animateur ne doit pas aussi tenir le rôle de secrétaire. Il lui appartient donc, en début de séance, de trouver un volontaire pour assurer cette fonction temporaire.
Pendant la réunion
Effectuez un tour de table pour que les participants se présentent. Prévoyez également une feuille d’émargement.
Récapitulez les décisions de la réunion précédente, puis rappelez l’ordre du jour. Enfin, prévoyez la date de la prochaine réunion.
Après la réunion
Rédigez le compte-rendu « à chaud » et, si vous le pouvez, directement après la réunion. Ce document fera apparaître la date, l’objet de la réunion, ainsi que le résumé de chaque point du jour. Enfin, diffusez-le à l’ensemble des participants et éventuellement à ceux qui n’ont pas pu venir.
Comment conduire votre réunion ?
Le chef de projet n’est pas toujours la personne la mieux placée pour conduire une réunion. S’il s’agit d’informer, c’est évidemment son rôle, mais s’il s’agit, par exemple, de recueillir des informations, vous pouvez confier cette mission à une personne de votre équipe. La réunion comporte trois phases : ouverture, coeur et conclusion.
L’ouverture (ou lancement) de la réunion
Rappelez le sujet, la durée de la réunion et des temps impartis pour chaque étape. Surtout, commencez à l’heure prévue et proposez aux participants de se présenter.
Définissez ensuite l’objectif (c’est-à-dire le résultat à atteindre en fin de réunion). Enfin, petit détail qui a son importance : créez un climat de confiance.
Conseils
- Placez vos alliés à vos côtés ; face à vous, vos interlocuteurs ; dans les coins, les opposants.
- Avant de vous présenter, puis de dévoiler l’ordre du jour, dites bonjour à l’assemblée et remerciez-la d’être présente.
Le coeur de la réunion
Lors du lancement de la réunion, vous pouvez poser une première question ouverte et faire un tour de table pour que chacun exprime son point de vue. Puis, en phase de discussion, tous les participants échangent entre eux. C’est la partie la plus longue de la réunion. Elle est interactive et participative et suppose que vous réguliez bien les temps et les tours de parole. Ainsi, à certains moments, vous devrez reprendre la parole pour recentrer la discussion et proposer une synthèse intermédiaire.
Veillez à une bonne gestion du temps. Pour information, deux types de périodes composent votre temps : le temps contre-productif et le temps productif.
Le premier correspond à différents schémas de comportement :
- le retrait des participants, lorsque ceux-ci font, pensent ou réfléchissent à autre chose que le thème de travail commun ;
- les rituels sociaux, comme les longues pauses café en début de réunion ou les présentations qui n’en finissent pas ;
- les procès d’intention lorsque plusieurs participants utilisent à tort la réunion comme tribune ou champ clos de leur colère, de leur mal-être ou de leurs règlements de compte ;
- les conversations « privées » entre deux participants assis côte à côte ;
- les passe-temps permettant au groupe de « respirer », d’échanger des informations « hors sujet » et de se détendre.
Le temps productif, lui, concerne bien sûr le coeur de l’activité de la réunion, c’est-à-dire la poursuite par le groupe de l’objectif préalablement affiché et accepté par les participants.
La conclusion
Vous devez synthétiser toute la réunion à partir des synthèses partielles faites pendant son déroulement. À partir de ces éléments, définissez le plan d’action afin de savoir qui fait quoi et dans quel délai. Vous pourrez également définir les modalités de la prochaine réunion.
Bon à savoir
Les passe-temps, source de convivialité et de plaisir, sont les plus gros consommateurs de temps. L’animateur doit en faire prendre conscience au groupe et les faire cesser.
Comment animer votre réunion ?
Votre rôle et votre comportement sont primordiaux quant à la réussite de la réunion et l’atteinte des objectifs. C’est vous qui allez rythmer et orienter les discussions, gérer les conflits et faciliter les échanges. Votre discours sera structuré, clair et vos mots seront simples et concrets. Adoptez une attitude dynamique et affirmée et soyez à l’écoute des participants.
Quelques conseils utiles pour bien réussir l’animation :
- établissez les objectifs dès le début de la réunion ;
- vérifiez que ces objectifs ont été compris ;
- faites preuve d’écoute active et sollicitez l’implication de chacun tout au long de la réunion ;
- régulez le temps de parole ;
- encouragez la participation de tous et impliquez-les dans la discussion ;
- prenez en compte toutes les idées émises ;
- recentrez de temps à autre le débat ;
- résumez les premières conclusions.
Toutes les réunions n’ont pas les mêmes finalités. Certaines seront purement informatives, alors que d’autres auront pour objectif de faire réfléchir les participants sur un sujet donné et de récolter le maximum d’informations de leur part. Pour cela, il existe des méthodes d’animation, dont voici deux exemples souvent utilisés.
Le brainstorming
Littéralement « prise d’assaut cérébrale », il vise à produire des idées nombreuses et originales.
Il se déroule en plusieurs étapes :
- exposé par l’animateur des sujets ou des problèmes sur lesquels le groupe va travailler ;
- émission par les participants de leurs idées en dix à quinze minutes ;
- analyse et classement par groupe des idées recueillies, sous la direction de l’animateur.
Les trois principes du brainstorming doivent être précisés aux participants avant de démarrer la réunion. Il s’agit de donner ses idées en privilégiant la quantité à la qualité, d’émettre toute idée, même si elle peut paraître absurde ou hors sujet, enfin d’écouter les propositions des autres et de réagir par association d’idées. L’animateur a un rôle précis. Il ne doit pas donner d’avis ni de commentaire, il doit réguler le travail du groupe et éviter la critique lors de l’émission des idées, noter chaque idée, enfin analyser, classer et synthétiser l’ensemble des idées.
La méthode Métaplan
C’est un outil interactif qui privilégie l’écrit. En voici une forme simplifiée que vous pourrez utiliser lors de certaines de vos réunions. Celle-ci fonctionne selon des principes. Une question est posée et notée sur un tableau par l’animateur. Chaque participant y réfléchit de manière individuelle dans un temps défini, puis note ses réponses sur un papier (de type Post-it™).
L’animateur lit et colle sur le tableau les différentes réponses récoltées en les regroupant par thème.
N’oubliez pas de respecter ces quelques règles :
- une idée par Post-it™;
- réponse courte ;
- écriture lisible et assez grande.
Comment gérer les diverses réactions des participants ?
Lors de votre réunion, le comportement de certaines personnes pourra vous surprendre. Aussi vous devez être prêt et savoir comment réagir. Prenons l’exemple d’un participant bavard, d’un timide et d’un opposant. Pour le premier, reformulez uniquement la partie de ses interventions en rapport avec le sujet traité. Prenez l’une de ses idées et présentez-la au groupe pour discussion. Enfin, rappelez les contraintes horaires et incitez à la concision.
Dans le cas d’un participant timide, invitez-le à s’exprimer, valorisez ses propos. Posez-lui des questions dont les réponses sont immédiates afin de lui donner confiance.
Enfin, face à un participant opposant, demandez-lui de donner des exemples illustrant sa prise de position. Précisez-lui que son opinion est un point de vue possible, mais pas le seul.
Vous le voyez, la réunion constitue un moyen de communiquer et de donner de l’information aux acteurs d’un projet. Nous allons voir, dans le point suivant, que la communication ne se limite pas à ces réunions, mais présente d’autres aspects.
A suivre…
Extrait du chapitre 3 du livre Manager un projet informatique, par Olivier Englender, Sophie Fernandes. Publié le 23/08/2007 aux éditions Eyrolles.
Les réunions
Gilles Balmisse, spécialiste du Knowledge Management (KM : Gestion des connaissances), publie dans la lettre mensuelle de Knowledge Consult un article écrit avec Ali Ouni de l’Ecole Centrale. Intitulé « web 2.0 en entreprise, quelle réalités ? », cet article évoque les blogs comme outil privilégié pour la gestion de projet.