...et oui, la gestion de projet est une discipline fort utile...
au dèlà des outils, je vais essayer de te donner quelques pistes en terme de méthodologie.
1. Tout d'abord, mais j'imagine que cela est le cas, il te faut définir un interlocuteur au niveau de ton client (MOA). Ce sera ton contact permanement pour ta gestion de projet. Bien entendu, tu pourras aller directement voir les users pour des questions spécifiques ou détaillées, mais c'est ton client qui devrait "piloter" le projet du point de vue métier.
2. Deuxièmement, vue la situation, il me semble utile de faire un "point de situation" avec ton client, en toute franchise. (où en es-tu, ce que tu as déjà fait, tes contraintes, etc...). Cela pourrait permettre de désamorcer la crise...
3. Définir (ou faire définir par ton client), ton cahier des charges. Ce terme ne doit pas faire peur, mais il s'agit simplement de mettre sur papier ce qu'il attend, en terme de fonctionnalités p. ex au niveau de l'application. (à toi ensuite d'y "traduire" en terme technique.
C'est comme si un architecte ne faisait pas de plan pour ses ouvriers...
Dans ton cas, de manière pragmatique, tu pourrais déjà établir des templates pour ton clients de sorte à ce qu'il les complète et valide.
4. Tu perles d'évolution à long terme : attention, c'est un "piège" classique, d'où la nécessité d'un cahier des charges. Si ton client te demande un fonction X aujourd'hui et dans 2 mois, une fonction X+2 tu vas devoir y consacrer du temps , donc un risque de dépassement de délai.
Mets toi d'accord sur des premiers livrables et demande au client de faire part de ses nouvelles demandes de sorte à pouvoir les chiffrer (en tps et argent..)
5. Si possible (c'est souvent le cas) "découpe" ton projet en "lots" ou modules. Cela te permets de mieux voir ce que tu as à faire, de la charge associée et donc d'y planifier.
6. Construit toi des tableaux de bord afin de pouvoir suivre l'avancement de tes travaux et fournir des indications au client.
7. Communique régulièrement avec ton client.
8. Mets en place une méthodolige de tests de sorte à vérifier que ce que tu vas livrer correspondent aux attentes exprimées et soi avec le moins d'erreurs possibles.
9. ....
il y aurait pleins d'autres pistes au niveau méthodologique, mais pas evidemment sans connaitre les détails du projet...
au niveau des outils, personnellement, moi Powerpoint, Excel et MS Project, c'est souvent largement suffisent pour les petits projet.
le cas échéant, contact moi si besoin si tu veux une collaboration professionnelle.
bon courage.